記録をどう管理しているか

報告書や写真といった記録を、どのように保管し、いつ手放すか。管理の考え方を書きます。

調査で得た記録を、どう扱っているか。契約前に聞かれることが増えてきました。個人情報への意識が、以前より高まっているのだと感じます。

大事な記録だからこそ、保管の仕方を先にお伝えしておきます。聞かれる前にお話しすることも、信頼につながると考えています。

保管場所について

報告書や写真のデータは、鍵のかかる場所で管理しています。誰でも出入りできる場所には、置いていません。

紙の資料と、データの両方について、持ち出せる人を限っています。誰でも触れる状態には、しておりません。

データの扱い

写真や動画のデータは、外部からアクセスできない形で保存しています。インターネット経由で誰でも見られるような置き方はしていません。

持ち運びが必要な場合も、パスワードで保護した状態にしてから移動します。移動中の紛失に備えた対策も、あわせて行っています。

いつまで残すか

記録をいつまでも残しておけばよい、というわけではありません。長く残すことが、必ずしも依頼主のためになるとは限りません。

探偵業法10条には、業務上知り得た秘密を守る義務が定められています。これは、廃業したあとも続く義務です。

目的を終えた記録は、一定の期間を過ぎたら、消去する扱いにしています。持ち続けること自体が、リスクになる場合もあるからです。

消去のタイミング

消去の時期は、案件の内容によって異なります。裁判で使う可能性がある場合は、その見通しが立つまで残すこともあります。

いつまで残すかは、契約の際にご相談のうえ、決めさせていただきます。ご希望があれば、早めに消去することも可能です。

見せてもらえること

どんな管理をしているか、契約前に確認したいという方には、具体的な保管の方法をお伝えしています。抽象的な説明で済ませることはしません。

気になる点があれば、契約前に遠慮なく聞いてください。ここを曖昧にしたまま進めることは、私としてもしたくありません。納得したうえで契約していただきたいと考えています。

第三者への提供について

記録を、依頼主以外の第三者に見せることはありません。弁護士に提出する場合も、依頼主の了承を得たうえで行います。

裁判所から開示を求められるなど、法的な手続きに基づく場合を除いて、記録を勝手に外部へ渡すことはありません。この原則は、契約時にもお伝えしています。

ご家族であっても、依頼主本人の同意なしに内容をお伝えすることはしていません。

担当者が変わる場合

長期の調査になると、途中で担当者が変わることもあります。その場合も、記録の引き継ぎは慎重に行っています。

引き継ぎのたびに、記録の管理体制が緩むことがないよう、決まった手順に沿って進めています。

担当が変わる際は、事前にお伝えするようにしていますので、突然知らない相手から連絡が来るということはありません。

紙の資料を廃棄する際も、シュレッダーにかけるなど、内容が読み取れない状態にしてから処分しています。

捨て方一つにも、情報を守る姿勢が表れると考えています。細部まで気を配ることを、心がけています。

この考え方は、開業したときから変わらずに続けているものです。今後も、同じ姿勢を保っていきます。

記録の管理体制は、定期的に見直しています。時代の変化に合わせて、より安全な方法があれば、随時取り入れるようにしています。

安全な管理体制を維持するために、必要な設備投資も惜しまないようにしています。

疑問があれば、契約の前後を問わず、いつでもお気軽にお尋ねください。

よくあるご質問