遠方の事務所に頼むときの注意

遠いこと自体は問題ではありません。契約前に確認しておくといいことを挙げます。

インターネットで探して、遠方の事務所に問い合わせる方もいらっしゃいます。検索結果の上位に出てきた、という理由だけで選ぶのは、少し早いかもしれません。

遠いこと自体は問題ではありません。ただ、確認しておくといいことが、いくつかあります。

近くに事務所が見つからず、検索の範囲を広げていくうちに、遠方の事務所にたどり着いたという方もいらっしゃいます。地元の事務所に頼みにくい事情がある、という声を伺うこともあります。

交通費の計算方法

まず、交通費がどう計算されるかです。ここがはっきりしないまま契約すると、あとで戸惑うことになります。

実費精算なのか、見積もりに含まれた定額なのか。ここがあいまいだと、あとから請求額が変わることがあります。領収書の提示を求められるかどうかも、確認しておいてください。

高速道路を使うかどうか、宿泊を伴う日程になるかどうかでも、交通費の内訳は変わってきます。

参考までに、私のところの単価は1時間25,000円（税込・調査員2名・3時間から）です。遠方の場合は、ここに交通費と移動時間が加わるとお考えください。

移動時間も費用のうち

交通費だけでなく、移動にかかる時間も考えておいてください。

調査員が現地に着くまでの時間が長いほど、実際に動ける時間が短くなります。移動時間は、調査に使える時間ではありません。

往復の時間が長いほど、1日にできる調査の量も限られてきます。日程を組むときの前提として、頭に入れておいてください。

現地の協力員という仕組み

遠方の事務所の中には、現地の協力員と組んで動くところもあります。

これ自体は珍しい仕組みではありません。ただ、実際に誰が動くのかは、契約前に確認しておいてください。責任の所在があいまいにならないようにするためです。

現地の協力員に頼る体制であっても、報告書の作成と責任は、依頼を受けた事務所が負うのが基本です。契約書に、この点が明記されているかどうかも確認してください。

協力員の経験や体制について、契約前に質問しても、失礼にはあたりません。むしろ、確認しておくべき事項の一つです。答えをはぐらかされるようであれば、慎重に検討してください。

急な対応ができるか

もう一つ確認したいのが、急な連絡への対応です。

対象者が予定外に動いたとき、すぐに調査員を向かわせられる距離にいるかどうか。遠方だと、この初動が遅れることがあります。

遠方への調査は、天候や交通事情の影響を受けやすい面もあります。予定が変更になった場合の連絡体制についても、事前に確認しておいてください。

悪天候や交通渋滞で、予定していた時間に現地入りできないこともあります。そうした場合の対応方針も、あらかじめ聞いておくと安心です。日程を柔軟に組み直せるかどうかも、確認しておいてください。

報告書の受け取り方

報告書や写真データの受け渡しも、郵送か、データでのやり取りかを確認しておいてください。

直接会って受け取れないぶん、やり取りの方法を先に決めておくと安心です。パスワード付きのデータでやり取りするかどうかも、確認しておくと安心材料になります。郵送の場合は、封筒の見た目にも配慮してもらえるか聞いてください。

遠方であることを理由に、質問への回答が雑になるようであれば、契約を見直す材料にしてください。距離が離れているからこそ、書面のやり取りを、より丁寧に行う必要があります。

よくあるご質問