調査報告書には、決まった要素があります。何が書かれているべきか、具体的に説明します。
調査の報告書には、決まった形があります。今回は、実際に何が書かれるかを説明します。見本を見たことがない方にとっては、意外な内容かもしれません。
時刻・場所・行動・写真・作成者。この5つが、報告書の骨格になります。
報告書の役割
報告書は、調査で見たことを、あとから読んだ人が状況を理解できる形にしたものです。感想文ではありません。
弁護士が読み、場合によっては裁判所が読みます。読む人が、その場を再現できるかどうかが基準になります。読んだだけで状況が思い浮かぶかどうか、と言い換えてもいいかもしれません。
書かれる5つの要素
- 時刻（分単位まで）
- 場所（住所や建物名、分からない場合は目印）
- 行動（誰が、何をしたか）
- 写真（時刻・場所・人物が分かるもの）
- 作成者（誰が調査し、誰が報告書を作ったか）
時刻の書き方
時刻は、開始と終了の両方を記録します。入った時刻だけでは、滞在時間が分かりません。
分単位での記録が基本です。秒までは不要ですが、「午後」「夜」といったあいまいな書き方はしません。時計を見た瞬間を、そのまま書き留めます。
写真の役割
写真は、きれいに撮れているかより、何が写っているかが重要です。日時、場所、人物の同一性が分かることを優先します。
1枚だけで完結させず、入るところと出るところ、両方を残すようにしています。服装が同じであることが分かる写真も、あわせて残します。
作成者が分かること
報告書には、誰が調査し、誰が作成したかを明記します。作成者が分からない報告書は、あとで信用性を疑われることがあります。
私のところでは、調査員の記録をもとに、責任者が内容を確認したうえで報告書にまとめています。誰が書いても、同じ形式になるようにしています。
費用と報告書の関係
報告書の作成にかかる時間も、見積もりの中に含めて考えています。時間制の料金（1時間25,000円、税込・調査員2名・3時間から）には、現場での調査時間が中心に計上されます。
報告書の作成そのものに追加費用が発生することは、基本的にありません。調査時間の中で完結するよう、料金体系を組んでいます。
報告書に書かれないこと
推測や感想は書きません。「怪しい」「不自然」といった主観的な表現は、報告書には使いません。
書かれるのはあくまで、見えたこと・記録できたことだけです。判断は、報告書を読んだ側に委ねられます。
報告書の受け渡し方と保管
郵送、手渡し、データでの納品など、受け取り方はご希望に応じて選べます。屋号を書かない封筒を使うこともでき、ご自宅に置きにくい事情がある場合は、預かりについてもご相談ください。
作成した報告書の控えは、一定期間、こちらでも保管しています。長期間が経過した案件の再発行については、事前にご相談ください。見本として、個人情報を伏せた報告書の一部をご相談の際にお見せすることもできます。それだけ、報告書がこの仕事の成果物そのものだということでもあります。
報告書という成果物を通じて、これまで多くの方の次の一歩をお手伝いしてきました。読みやすさへのこだわりは、今後も変わりません。分かりにくい報告書は、それだけで相談者の負担を増やしてしまいます。読む人の立場に立って作ることを、常に意識しています。今後、報告書の形式についてご要望があれば、できる範囲で相談に応じています。長く残る書類だからこそ、丁寧に作ることを大切にしています。細部にまで気を配ることが、結果的に信頼につながると考えています。
よくあるご質問
報告書はいつ受け取れますか。
調査終了後、数日で作成します。急ぎの事情がある場合は、事前にお伝えいただければ、優先して仕上げるよう調整します。
報告書の見本を見せてもらえますか。
個人情報を伏せた見本であれば、ご相談の際にお見せできます。書き方や時刻の記録のしかたなど、形式だけでも確認していただけます。
報告書は裁判で使えますか。
使えることが多いですが、最終的に判断するのは裁判所です。時刻・場所・行動・写真がそろっていることが前提になります。抜けがあると、証拠としての価値が下がることがあります。
相談だけで終わって、大丈夫です。話を聞いた私が、そのまま夜の現場に出ます。
お電話は9時から21時まで受け付けています。最初の一言は「相談したい」だけで構いません。
私立探偵 望月